Stěhujete firmu nebo hledáte novou oficiální adresu? Změna adresy sídla firmy se může zdát jako pouhá formalita, ale ve skutečnosti spouští řadu povinností – od obchodního rejstříku přes finanční úřad až po změnu údajů v technickém průkazu. V tomto článku vám ukážeme, co vše je potřeba si ohlídat, a jak provést změnu sídla společnosti jednoduše online.
Změna adresy sídla firmy je v podnikatelském prostředí běžným krokem, který může mít různé důvody – od praktických po strategické. Nejčastěji k ní dochází při stěhování do nových prostor, ať už z důvodu růstu firmy, hledání výhodnějšího nájmu nebo přechodu na home office režim. Stále častěji se ale objevuje také trend využívání virtuálních sídel, který firmám šetří náklady a zjednodušuje administrativu.
Na první pohled může změna sídla působit jako jednoduchý administrativní úkon – podáte návrh na zápis nové adresy do obchodního rejstříku a hotovo. Ve skutečnosti ale tento krok spouští celou řadu návazných povinností, které by firma neměla podcenit. Změna adresy sídla firmy znamená následující:
Povinnost podat návrh na změnu sídla má jednatel společnosti. Spolu s návrhem se dokládá právní důvod k užívání nové adresy – například nájemní smlouva nebo souhlas vlastníka nemovitosti.
Návrh na zápis změny do obchodního rejstříku je nutné podat bez zbytečného odkladu, obvykle do 15 dnů od rozhodnutí o změně sídla.
Změnu sídla je nutné oznámit:
U firem se zaměstnanci se povinnost oznamovat změnu vztahuje také na ČSSZ a zdravotní pojišťovny.
Adresa sídla je automaticky propojená s datovou schránkou z obchodního rejstříku. Využíváte-li zároveň datovou schránku OSVČ nebo jiné související entity, která se sídlem souvisí, je třeba údaje zkontrolovat a případně upravit manuálně přes portál mojedatovaschranka.cz.
Je vhodné provést aktualizaci sídla ve všech:
Změna není zpětně účinná, tzn. že staré smlouvy zůstávají platné, ale u nových nebo aktualizovaných je dobré používat již novou adresu.
Například:
Změnu adresy sídla je vhodné zveřejnit na webu, sociálních sítích nebo formou informačního e-mailu. Je to důležitý krok zejména v případech, kdy sídlo sloužilo také jako kontaktní místo nebo se mění fakturační adresa.
Vlastníte-li vozidla vedená na firmu, je třeba aktualizovat adresu i v jejich technickém průkazu. Změnu je nutné provést do 10 pracovních dnů od účinnosti změny. Provádí se na příslušném registru vozidel.
Změna sídla společnosti už dnes nemusí znamenat obcházení úřadů a čekání ve frontách. Jestliže zůstává zakladatelský dokument společnosti beze změny, je možné vše vyřešit zcela online. Díky elektronickému podpisu, datové schránce a digitalizovanému rejstříku je proces výrazně jednodušší než dříve.
Tip: Zajímá vás, za jakých podmínek je nutné změnit zakladatelský dokument, co vše obnáší změna sídla firmy z právního hlediska a jak postupovat? Přečtěte si náš článek věnovaný tomuto tématu .
Změnu lze provést kompletně na dálku tehdy, kdy:
V takovém případě můžete podat návrh na změnu zápisu v obchodním rejstříku prostřednictvím portálu Ministerstva spravedlnosti.
Jako statutární zástupce s přístupem do datové schránky společnosti můžete návrh na změnu sídla podat prostřednictvím formuláře, který jedostupný na portálu justice.cz, v sekci Obchodní rejstřík jakotzv. inteligentní formulář návrhu na zápis změny do OR. K návrhu je nutné přiložit:
Podání návrhu je zpoplatněno správním poplatkem ve výši 2 000 Kč.
Existují specializované služby, které nabízejí kompletní servis při změně sídla společnosti, včetně přípravy dokumentace, zajištění notářského zápisu a podání návrhu do obchodního rejstříku. Tyto služby mohou být užitečné pro společnosti, které chtějí proces změny sídla delegovat na odborníky.
V případě, že změna sídla zahrnuje i úpravu zakladatelského dokumentu, například při změně obce sídla u společnosti s ručením omezeným (je-li konkrétní adresa uvedena ve společenské smlouvě), je nutné provést notářský zápis.
Tento krok nelze vyřídit online, protože právní rámec neumožňuje distanční sepisování notářských zápisů. Podnikatel se tedy musí osobně dostavit k notáři.
Výhodou ale je, že notář může následně provést přímý zápis změny do obchodního rejstříku, čímž vám odpadá nutnost samostatného podání návrhu.
Virtuální sídlo je adresa, kterou si podnikatel nebo firma zřídí u specializovaného poskytovatele a uvede ji jako oficiální sídlo v obchodním rejstříku. Nejde o skutečnou kancelář, ale o administrativní adresu, kde jsou zajištěny základní služby, jako je příjem pošty, evidence zásilek a někdy i krátkodobý pronájem zasedacích prostor.
Virtuální sídlo je praktické řešení pro:
Přestože virtuální sídlo je legální a běžně využívané, je důležité pečlivě vybírat poskytovatele. Některé adresy jsou totiž v databázích úřadů vedené jako rizikové (tzv. problémové adresy), což může vést ke zvýšené kontrole ze strany finančního úřadu.
Při výběru si ověřte:
V Offirent pro vás zajistíme kompletní změnu sídla společnosti – připravíme veškeré dokumenty, vyřešíme podání do obchodního rejstříku a pomůžeme vám vyhnout se zbytečným chybám. Vše jednoduše, rychle a srozumitelně a v souladu s legislativními požadavky.
Hledáte-li zároveň novou adresu pro své podnikání, nabízíme spolehlivé virtuální sídlo v Praze jak pro podnikatele, tak pro firmy. Ušetříte náklady, budete působit profesionálně a zároveň splníte všechny zákonné požadavky.
