Změna sídla firmy není jen administrativní formalita. Jde o právní úkon, který s sebou nese řadu povinností – od přípravy dokumentů až po zápis do obchodního rejstříku a oznámení úřadům. Ať už se stěhujete do nových prostor, přecházíte na virtuální adresu nebo jen potřebujete aktualizovat firemní údaje, máme pro vás praktický návod, jak postupovat při změně sídla krok za krokem.
Sídlo firmy je oficiální adresa zapsaná ve veřejném rejstříku. Na této adrese je firma „k zastižení“ – směřuje sem úřední korespondence, oznámení od finančního úřadu, soudní zásilky i případné kontroly.
Sídlo může být fyzické (např. kancelář, provozovna) nebo virtuální (např. adresa poskytovatele služeb se souhlasem umístění sídla). Obě varianty jsou zcela legální a běžně využívané.
Neaktuální nebo špatně zapsané sídlo může způsobit problémy při doručování důležitých dokumentů, případně i při komunikaci s úřady. Proto se vyplatí oficiální změnu sídla neodkládat.
Změna sídla firmy je více než jen administrativní úkon – z právního hlediska jde o zásah do veřejného rejstříku, který podléhá § 10 občanského zákoníku a zákonu o obchodních korporacích. Postup se může lišit podle právní formy i způsobu, jak je sídlo vymezeno v zakladatelském dokumentu.
Pokud je v zakladatelské listině, společenské smlouvě nebo stanovách uvedena konkrétní adresa sídla (např. Václavské náměstí 12, Praha), je třeba tuto smlouvu změnit formou notářského zápisu.
Pokud dokument obsahuje pouze obecné vymezení sídla (např. území ČR nebo Praha) a nové sídlo se nachází ve stejné oblasti (v Praze nebo na území ČR) není nutné smlouvu měnit.
Je-li v zakladatelské listině, společenské smlouvě nebo stanovách uvedeno pouze obecné vymezení sídla (viz výše), není nutná změna dokumentu. V opačném případě je nezbytné provést změnu formou notářského zápisu.
Přesouváte-li sídlo mimo působnost dosavadního rejstříkového soudu (např. z Brna do Prahy), dochází také k přechodu pravomoci – návrh by měl být podán nově příslušnému soudu. Lze jej podat i u původního soudu, nicméně ten ho musí předat dál, což může celý proces prodloužit.
Ano. Při návrhu na změnu sídla do veřejného rejstříku je také třeba přiložit souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla společnosti (s úředně ověřeným podpisem). Bez tohoto dokumentu soud změnu nezapíše. Výjimkou jsou společnosti, které si zřizují sídlo v nemovitosti ve svém vlastnictví.
Změna sídla firmy se stává právně účinnou až dnem zápisu do obchodního rejstříku. Samotné rozhodnutí společníků nebo předložení dokumentů nestačí, musí být podán návrh na změnu a následně schválen rejstříkovým soudem.
Soud má na zápis zákonnou lhůtu 5 pracovních dnů, ale reálně může být proces delší, pokud dokumenty nejsou kompletní nebo správně sepsané.
Změna sídla společnosti nemusí být složitá, pokud víte, co přesně a v jakém pořadí udělat. Níže najdete přehledný postup, jak změnit sídlo firmy v pěti krocích.
V první řadě musí být změna sídla řádně schválena valnou hromadou, případně představenstvem nebo jediným společníkem – viz výše.
Před podáním návrhu na zápis změny do obchodního rejstříku je třeba mít připraveny následující dokumenty:
Návrh se podává k rejstříkovému soudu podle nového sídla. Lze jej podat dvěma způsoby:
Správní poplatek činí:
Změna sídla nabývá účinnosti až dnem zápisu do obchodního rejstříku. Do té doby je pro firmy závazná původní adresa. Rejstříkový soud má na zápis zákonnou lhůtu 5 pracovních dnů, pokud jsou dokumenty kompletní a bezchybné.
Po úspěšném zápisu nového sídla do obchodního rejstříku je třeba změnu oznámit i dalším institucím, které ji nemusí automaticky převzít:
Včasné oznámení změny sídla na potřebných místech je klíčové. Nesoulad mezi zapsaným sídlem a údaji vedenými v dalších systémech může vést ke zbytečným komplikacím při kontrolách, platbách či vymáhání pohledávek.
Ačkoliv změna sídla firmy patří mezi relativně běžné změny v podnikání, formální nedostatky mohou vést ke zbytečnému zdržení zápisu, odmítnutí návrhu soudem nebo problémům s úřady. Na co si tedy dát pozor?
Zkontrolujte, zda máte v zakladatelském dokumentu uvedeno konkrétní sídlo (ulice, číslo popisné), nebo jen obecné vymezení (např. Praha). Pokud měníte konkrétní adresu, musíte zároveň aktualizovat společenskou smlouvu či stanovy, a je tedy potřeba přiložit notářský zápis. Bez toho návrh soud zamítne.
Důležité je, aby šlo o aktuální dokument, vztahující se přímo ke společnosti, nikoliv třeba k fyzické osobě jednatele. Pokud dokument chybí, je nečitelný nebo neobsahuje přesnou adresu, soud návrh nezapíše.
Pokud přemisťujete sídlo do jiného okresu nebo kraje, dochází ke změně příslušnosti rejstříkového soudu. Návrh pak musí být podán soudu příslušnému podle nového sídla, neboť jej původní soud neprojedná a předání může zdržet celý proces.
Návrh na změnu se podává na předepsaném formuláři, dostupném na webu justice.cz. Častou chybou je použití neaktuální verze, nesprávné vyplnění údajů nebo opomenutí některé z příloh (např. plné moci, listiny o právu k nemovitosti, rozhodnutí orgánu společnosti).
Vyhnout se těmto chybám znamená nejen ušetřit čas a zbytečné výdaje, ale hlavně si ušetřit starosti při jednání s úřady, soudy i partnery.
Pokud si nejste jistí, jak přesně postupovat, nebo zkrátka nechcete ztrácet čas studováním formulářů a obesíláním institucí, nechte to na nás. Změnu sídla firmy pro vás kompletně zařídíme. A pokud na novém místě zatím nemáte k dispozici vlastní prostory, rádi vám poskytneme virtuální sídlo na prestižní adrese v Praze. Ozvěte se nám a společně projdeme všechny možnosti i potřebné kroky.
